Ter um consultório exige dedicação e comprometimento por parte do dentista e de toda a equipe envolvida na gestão do negócio. Além disso, existem algumas atitudes e iniciativas que você pode tomar para ter a certeza de que a sua clínica está em um bom caminho para atingir o sucesso. Uma delas é seguir à risca uma Checklist construído especificamente para este objetivo. Para saber o que você precisa ter na sua administração, leia este material que preparamos para você até o final.
O que é uma Checklist?
Uma Checklist é como uma lista de tarefas, com a diferença de que serve para te orientar no bom desempenho da sua clínica. Assim, você vai marcando tudo aquilo que está fazendo e tudo aquilo que ainda precisa fazer para cumprir todos os requisitos mínimos que levam ao sucesso.
A seguir, vamos enumerar uma série de atitudes que você deve marcar na sua Checklist para tentar cumprir sempre que necessitar.
Item 1 da Checklist: Usar ferramentas tecnológicas
Usar celular, sistemas, ferramentas e redes a seu favor. No mundo de hoje, é essencial saber lidar com essas tecnologias e aplicar seus benefícios no dia a dia. Por isso, considere utilizar aplicativos para gerir seu tempo e tarefas e para criar engajamento.
Confira algumas dicas de ferramentas para melhorar a sua rotina.
Trello – O Trello é ótimo para organizar tarefas e projetos. A ferramenta permite enviar lembretes, fazer comentários, utilizar marcados e outros recursos.
TomatoTimers – Este app é perfeito para gerenciar o tempo. Ele é baseado no método Pomodoro, em que você foca 25 minutos completamente em uma tarefa e depois descansa 5. Quanto maior for o tempo dedicado a uma tarefa, maior deve ser o tempo de descanso, necessário para ser produtivo.
Evernote – É um bloco de notas universal. Nele você consegue escrever ideias, fazer a Checklist e até digitalizar documentos.
Item 2 da Checklist: controlar o fluxo de caixa
Ter noção de tudo que acontece quando o assunto é finanças é essencial, tanto na vida financeira pessoal quanto da sua empresa. Alias, aqui vai uma dica valiosa: nunca misture as suas contas com as da clínica. O seu dinheiro é seu, mas o da clínica não. Isso porque, caso o contrário, confusões podem acontecer e você pode perder o controle daquilo que entra e daquilo que sai do seu caixa.
Vale lembrar que essa tarefa não é secundária em um consultório ou clínica odontológica. É essencial. Muitas pessoas, no entanto, acabam deixando o controle de caixa para depois.
Se esse é o seu caso, trate de mudar este hábito agora! Sem o controle você não sabe se os retornos financeiros estão dentro do esperando ou se está operando no prejuízo. A prática ideal é registrar diariamente toda e qualquer movimentação financeira que ocorra, mesmo que a quantia seja pequena.
Item 3 da Checklist: Fazer um planejamento e uma reserva
Você já controla bem seu fluxo de caixa? Então, é hora de outro ponto importante na Checklist: a construção de uma reserva, porque, certamente, em algum momento, sua empresa passará por algumas turbulências. Sendo assim, esteja preparado. Pense na reserva como algo necessário e não como algo que você faz quando “sobra”.
Além disso, somente um planejamento com desejo de lucro crescente é capaz de fazer com que a empresa alcance metas cada vez mais altas e atinja sustentabilidade. Porém, só as metas não são o suficiente. É necessário que você estipule um tempo para alcança-las.
Caso você não esteja conseguindo atingir as metas, você precisa repensar a situação: Isso porque, ou você estipulou uma meta muito alta, ou algo está dando errado no processo.
Item 4 da Checklist: Manter o consultório limpo e cuidar da segurança dos pacientes
Em um consultório Odontológico, a assepsia é o básico da Checklist. Você lida com a saúde das pessoas e precisa preservar a segurança de todos os pacientes. Assim, organize-se para manter os equipamentos esterilizados e os consultórios limpos, bem como os banheiros.
Cuide para que todos os utensílios necessários para um bom atendimento estejam em perfeito estado, pois se estiverem muito velhos, isso pode colocar a segurança de dentistas e de pacientes em risco.
Item 5 da Checklist: Fique atendo à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
Com a digitalização dos dados dos pacientes, você é o grande responsável por preservar a privacidade das informações.
Não descuide, portanto, do local onde se encontram armazenado os detalhes sobre a vida e o procedimento realizado pelo paciente. Invista em antivírus e bons sistemas de firewall.
Item 6 da Checklist: tenha uma recepção completa
A recepção é o primeiro contato do paciente com o consultório ou com a clínica, por isso, ela precisa ser confortável e aconchegante. Tenha sempre água ou café disponíveis, além de cadeiras confortáveis e limpas.
Se possível, disponibilize canais de televisão com áudio descrição ou uma Playlist suave ao fundo. Assim, o paciente fica mais tranquilo enquanto espera atendimento. Tenha revistas e jornais atualizados, além de Wi-fi, já que neste momento, o paciente pode apresentar alguma ansiedade por não ter o que fazer. Lembre-se, ele pode estar com algum problema mais grave ou sentindo-se fragilizado por algum problema em sua saúde bucal.
Item 7 da Checklist: Procure formas de engajar seu paciente
Engajar seus pacientes é essencial para divulgar seu nome ou a marca da sua clínica. Assim, procure formas de manter um vínculo com eles. Isso pode ser feito de diferentes formas, como mandando mensagens, pedindo avaliações e se mantendo presente nas redes sociais.
Da mesma forma, mande mensagens de aniversário ou em datas especiais, para lembrar que suas relações não são apenas comerciais. Sempre que puder, ofereça brindes e faça pesquisas de avaliação.
Assim, você consegue saber tudo que está dando certo e o que ainda precisa mudar. Não tenha medo das críticas, elas são importantes para que você possa crescer e amadurecer ainda mais a sua clínica.
Para ter uma clínica de sucesso, portanto, você precisa seguir alguns passos e etapas. Assim, concluindo a Checklist estipulado é bem provável que você atinja suas metas muito mais rapidamente. Na Dental Arte, você conta com um suporte incrível para todas essas áreas. Seja um franqueado!
