Enfrentando problemas com faltas e cancelamentos de consultas? Saiba que esse tem sido um desafio para muitas clínicas e consultórios. Afinal, muitos pacientes são do grupo de risco ou evitam sair de casa por medo mesmo. Então, é fundamental investir em duas ações: biossegurança e comunicação. Além disso, algumas atitudes podem auxiliar a diminuir a evasão no seu consultório. Saiba quais são lendo nosso artigo!
Com o número reduzido de profissionais na clínica, qualquer horário ocioso pode se tornar um problema. Então, é importante confirmar os pacientes ou remarcá-los, se necessário.
Evite faltas e cancelamentos de consultas confirmando-as antecipadamente
Com a correria do a dia, alguns compromissos mais pontuais podem ser esquecidos. Por isso, invista em sistemas que automatizem a confirmação de presenças. Oriente sua equipe a realizar avisos via WhatsApp ou SMS. Use sempre uma linguagem amigável e que mostre ao paciente que ele está sendo esperado e será muito bem-vindo, lembrando a data e o horário da consulta.
Com o Coronavírus, muitos pacientes evitam sair de casa. Como argumento, mostre o quanto você reforçou os cuidados em sua clínica. Reforce que todos estão respeitando as recomendações do Ministério da Saúde e que o álcool em gel é disponibilizado em todos os ambientes do local onde você atende.
Ofereça condições de pagamento diferenciadas
Descontos e condições diferentes de pagamento podem ser um grande atrativo, principalmente agora, que muitas famílias encontram dificuldades em seu orçamento. Por isso, quem sabe você não apresenta no orçamento o desconto para pagamento antecipado? Assim, por já ter investido no procedimento, o paciente cria um laço de compromisso com o consultório.
Oriente seu paciente sobre as ausências e atrasos
Todo lugar que precisa de horários marcados tem uma série de regras sobre ausências e atrasos. Essa é uma excelente maneira de evitar que os profissionais fiquem ociosos e que a clínica não fique com vários pacientes atrasados no local para serem atendidos. Isso otimiza o tempo de todos e diminui a espera no consultório.
Estabeleça um período mínimo para o aviso de não comparecimento sem que haja a incidência de multa, por exemplo. Além disso, para que não tenha aglomeração na Recepção e Sala de Espera, informe seus pacientes sobre o tempo de tolerância aos atrasos. Assim, ninguém é prejudicado. Independente de como você irá aplicar essas ações, sempre deixe-as claras aos seus pacientes para que não existam mal entendidos.
Aperfeiçoe constantemente seu padrão de atendimento para evitar faltas e cancelamentos de consultas
Uma das razões que fazem qualquer pessoa voltar à qualquer negócio, seja o segmento que for, é o atendimento. Se a pessoa se sente acolhida, valorizada e segura, dificilmente deixará de ir às consultas. Oriente e treine sua equipe, desde a Recepção até os dentistas para que sempre atendam a todos com qualidade. Toda escuta deve ser empática e atender às necessidades de quem vai ao seu consultório.
Além disso, a política de cancelamento e atrasos deve ser aplicada também aos seus colaboradores. Afinal, de nada adianta cobrar isso de seus pacientes e não aplicar com os funcionários. Dentistas e recepcionistas devem cumprir com dias e horários e agendados. Nada espanta mais um paciente do que falta de comprometimento!
Simpatia e cordialidade são fundamentais, assim como rapidez no encaminhamento para o dentista e nas funções operacionais como Comercial e Caixa. Entenda seu público e entregue o que ele espera.
Evite agendar seu paciente para uma data distante
A marcação de consultas com antecedência é ótima para pacientes que realizam tratamentos constantes, como os que utilizam Aparelho Ortodôntico. Porém, clareamentos, limpezas, restaurações, entre outros, devem ser agendados com o menor espaço de tempo possível. Não esqueça de realizar a confirmação do horário e de, caso necessário, abrir mais opções em sua agenda para evitar faltas e cancelamentos de consultas;
Quer auxílio em todas as rotinas do seu consultório ou clínica odontológica? Portanto, entre em contato conosco. Agende sua reunião!
