Cada vez mais, o tempo e as demandas diárias exigem rapidez e qualidade na entrega de resultados. Por isso, investir em ferramentas de gestão que auxiliem no aumento da produtividade acaba se tornando indispensável na otimização de tarefas. Quer saber como aplicar cinco ferramentas simples e acessíveis ao seu dia a dia? Então, leia nosso conteúdo!
Afinal, como ser mais produtivo?
A produtividade está intimamente relacionada à quantidade de produtos ou serviços produzidos em relação aos recursos utilizados para tal ação. Assim, podemos entender que algo é produtivo quando gera mais resultados e gasta menos. Quando falamos em “gasto”, isso envolve tanto dinheiro, quanto tempo. Afinal, você já deve ter ouvido a máxima “tempo é dinheiro”, né?
Porém, além de ser produtivo, a qualidade dessa produção não deve ser afetada. Por isso, se você quer organizar e delegar tarefas, é preciso levar em consideração uma série de fatores. Qual colaborador é mais adequado, quais ferramentas utilizar, etc.
Assim, diversas ferramentas de gestão surgem com o intuito de facilitar e automatizar os processos. Dessa forma, o gestor tem mais controle de cada etapa das demandas que ele delega e o funcionário pode acompanhar o andamento do seu progresso. Com a comunicação em dia, tudo flui de maneira mais rápida, colaborativa e eficiente. Com todos em sintonia, só há ganhos: tanto para a equipe, que rende mais, quanto para o paciente que chega e recebe a garantia que terá o serviço que busca.
Ferramentas de gestão: como a Tecnologia facilita o aumento de produtividade
Troca de e-mails, WhatsApp, Facebook, por exemplo, facilitam muito a comunicação de maneira geral. Porém, podem dificultar a organização de tarefas, uma vez que outras mensagens são trocadas em meio à rotina. Assim, é fundamental estabelecer uma plataforma única, onde todas as demandas fiquem organizadas. É importante também frisar que todos os envolvidos devem ter conhecimento dessas etapas. Afinal, essa é a única maneira de evitar os temidos ruídos.
Abaixo, conheça algumas das principais ferramentas de gestão disponíveis para otimizar o tempo de sua equipe. E, o melhor: de maneira gratuita.
1) Evernote
Com mais de 11 milhões de usuários, o Evernote é uma ferramenta gratuita de organização e agendamento de tarefas. É um excelente aplicativo para quem trabalha com textos e notas frequentemente. Além disso, oferece mais flexibilidade na hora de criar anotações. É possível separá-las por cadernos, incluir textos formatados com cores e em lista, anexos e, até mesmo, desenhos!
O software tem sua versão básica que é gratuita. Além disso, têm planos Plus e Premium, para quem quer mais recursos.
2) Google Drive
Na hora de compartilhar arquivos em nuvem, o Google Drive é uma das soluções mais utilizadas. Totalmente gratuito, o Google permite a hospedagem de diversos tipos de extensões. Além disso, possui uma versão de produtos similares aos presentes no Pacote Office, como Google Docs, Google Sheets e Google Slides. Todos podem ser compartilhados em tempo real, com toda a equipe ou com pessoas específicas.
3) Rescue Time
Você e sua equipe perdem muito tempo com a temida procrastinação? Então, que tal instalar o Rescue Time? A ferramenta consegue emitir um relatório onde mensura o tempo gasto em sites e mídias. Assim, auxilia na administração do tempo e a deixar os dias mais produtivos. Sabendo no que você perde tempo, é mais fácil gerenciar seu trabalho e garantir que tudo seja entregue em tempo hábil.
4) Skype
Para empresas que ainda não têm como investir em celulares corporativos e precisam manter uma comunicação ativa com os colaboradores, o Skype pode ser a solução. A ferramenta permite a criação de salas de bate-papo, ligações e, até mesmo, apresentações de forma totalmente on-line. Basta que cada funcionário tenha sua conta e a deixe conectada em sua máquina.
5) Trello
Falando em organização, o Trello é uma das ferramentas de produtividade mais utilizadas no gerenciamento de projetos. Seu layout é simples para auxiliar na organização de tarefas, através de quadros com listas. Assim, é possível fazer comentários, adicionar tarefas, estipular prazos e ações. Além disso, ele traz a possibilidade de integração com outros aplicativos.
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